Ключевые навыки в резюме секретаря пример

Содержание

1 Образец резюме секретаря
2 Пример резюме секретаря
- 2.1 Как правильно описать опыт работы секретаря
3 Опыт профессиональной и трудовой деятельности
4 Навыки
- 4.1 Чем занимается специалист?
5 Требования к кандидату на должность секретаря делопроизводителя

Привет, всем, как Ваши дела? С вами снова я — Евгения Сергеевна, рассказываю, показываю свой большой опыт в юридическом поле, мой опыт небольшой, всего 8 лет, и все равно смогу быстро Вам помочь, а если потребуется проконсультируюсь у своих коллег и сейчас рассмотрим и узнаем о — Ключевые навыки в резюме секретаря пример. Есть возможность, что по какой-то причине в Вашем городе может не быть профессиональных юристов/нотариусов/адвокатов, тогда сможете написать свой вопрос, и по мере возможности смогу ответить всем. А лучшее решение будет для Вас узнать в комментариях у постоянных посетителей/читателей, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделяться с Вами его решением.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент Вашего прочтения, законы очень быстро обновляются, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в социальных сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

В небольших организациях часто секретарь выполняет функции делопроизводителя. Делопроизводитель обычно занимается ведением и управлением официальными документами, составляет документы, организует их движение и работу с ними, ведет учет документов и их хранение. Если объем переписки не очень большой, то эти функции выполняет секретарь. Тем не менее, делопроизводство это отдельная профессия, которой в компаниях с большим объемом документов занимаются отдельные сотрудники — делопроизводители, имеющие специально образование.

Образец резюме секретаря

Надежный и исполнительный секретарь с опытом работы с конфиденциальной информацией и умением работы с документами и ведением делопроизводства, с хорошим знанием английского языка и отличными навыками общения с людьми.
Дата рождения: 29.02.1990г.
Ожидаемый уровень оплаты труда: 15 000 руб.
График работы: полный рабочий день

Кто такой секретарь референт?

Почему иногда в названиях вакансий пишут не просто секретарь, а секретарь-референт. Чем отличается секретарь референт от обычного секретаря? Само слово «референт» в переводе с латыни означает сообщающий, относящий, воспроизводящий. Одно из значений слова «референт» — это докладчик, делающий доклад или читающий реферат. Т.о. слово «референт» в названии должности секретаря подразумевает дополнительно к обычным обязанностям секретаря еще следующие: подготовка докладов и выступлений, подготовка проектов документов, сбор и подготовка информационно-аналитических материалов, и т.д. Часто от секретаря-референта требуется знание иностранных языков. Условно можно считать, что в отличие от обычного секретаря, в обязанности которого входит работа с уже готовыми документами, секретарь-референт участвует в процессе создания документов, занимается еще и подготовкой документов и сбором необходимой информации для их подготовки.

знание иностранных языков;
переводы документации на иностранные языки;
делопроизводство, переписка с контрагентами;
пользование бытовой техникой (кофе-машиной, микроволновой печью и т. д.);
стенографирование и подготовка переговоров, совещаний;
работа во всех приложениях Microsoft Office;
контроль трудовой дисциплины офисных работников;
сбор заявок для формирования единой и закупка канцелярских товаров;
бронирование отелей, заказ билетов в деловые поездки руководителю, оформление виз;
опыт сбора и обработки информации;
отправка и получение электронной почты;
ответы на письма, регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
оформление подписки на газеты, журналы и т. д.

Рекомендуется в резюме вставлять свою качественную фотографию, сделанную в деловом стиле. Вакансия помощника руководителя предполагает общение с клиентами и заказчиками, поэтому внешность является важным критерием при выборе сотрудника на это место.

Ключевые навыки и умения для резюме секретаря

Секретарь — самая востребованная и распространенная профессия с давних времен. Должностные обязанности этого сотрудника включают в себя работу с документацией, планирование, своевременное изменение рабочего дня и помощь в организационных вопросах руководителю. Именно секретарь отвечает на звонки, формирует план командировок и мероприятий, осуществляет контроль за выполнением распоряжений и приказов офисными работниками, принимает гостей.

Обратите внимание, что при описании опыта работы в списке функций всегда первыми перечисляются задачи, имеющие непосредственное отношение к вакансии – прием телефонных звонков, встреча посетителей, консультирование клиентов. Таким образом соискатель обращает внимание работодателя, что с задачами он справится – соответствующий опыт есть.

Что же писать в резюме? Перечислять все навыки, или только самые главные (тогда как определить, какие главные)? Насколько подробно описывать опыт, если пришлось сменить много мест работы, и опыт достаточно разнообразный?

Секретарь, помощник руководителя

обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, кофе, канцелярских товаров, организация ремонта оргтехники, уборки и пр.),
прием телефонных звонков,
консультирование клиентов по услугам компании,
организация рабочего процесса в целом (выдача поручений от руководителя сотрудникам, контроль исполнения; поиск подрядчиков для отдельных задач; организация корпоративов),
обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами, техникой, канцелярскими принадлежностями,
организация приема посетителей, содействие для оперативного рассмотрения просьб и предложений сотрудников,
ведение архива документов и дел, обеспечение их сохранности, передача в архив,
организация командировок руководителя, заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц,
обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцелярских товаров, организация ремонта оргтехники, уборки и пр.).

От правильно организованной работы офиса и наличия благоприятной обстановки в коллективе зависит производительность труда и прибыль предприятия. Справиться с этим может профессиональный сотрудник, на которого возлагаются многочисленные функции. Труд секретаря тяжелый, ведь в процессе работы постоянно приходится переключаться с одной функции на другую.

Пример резюме секретаря

Подбирая обязанности секретаря руководителя для резюме, важно вносить в форму только самые ключевые функции. Мы хотим предостеречь соискателей от заведомо ложного преувеличения ваших заслуг, так как отсутствие практического опыта и профессионального навыка скрыть не получится. Это может неблагоприятно сказаться на имидже соискателя, поэтому в анкете всегда указывайте реальные навыки и способности.

Как правильно описать опыт работы секретаря

Руководитель, занимающийся поиском секретаря, например на ресепшн, хочет видеть рядом с собой компетентного сотрудника, который станет ему универсальным помощником. Именно поэтом в первую очередь изучается раздел с указанием прошлого опыта работы, в частности:

планирование рабочего дня (своего и начальника);
работа с документами;
организация приема посетителей;
прием телефонных звонков, писем на электронную почту, факсов;
организация деловых встреч;
составление докладов;
выполнение мелких поручений.

Опыт профессиональной и трудовой деятельности

Современная специфика деловой деятельности предполагает активное использование компьютерной техники и специального программного обеспечения. Референт обязан иметь отличные навыки работы с любой офисной техникой и необходимым софтом.

Должностные обязанности Секретаря-референта

Особенности работы секретаря-референта во многом зависят от компании, в которой он занят, и от требования начальства. Тем не менее можно выделить обязанности, которые характеры практически для всех представителей данной профессии:

организация жизнедеятельности офиса: заказ воды, кофе, канцелярских товаров, организация ремонта оргтехники, уборки;
перевод документации, в том числе технической;
работа с оргтехникой;
консультирование клиентов по услугам компании;
организация встреч VIP-гостей;
обеспечение приятной и комфортной рабочей обстановки.

Внешний вид секретаря – визитная карточка предприятия. Обязанности могут ограничиваться исключительно подачей кофе и приемом звонков, но вероятно расширение в вид составления важнейших документов и организации отдыха руководства и его семьи.

Содержание статьи

успешное прохождение нескольких проверок;
ускорение документооборота на предприятии внедрением и разработкой совместно с отделом программирования электронной базы;
организация успешного перехода крупной компании с версии 7.7 «1С:Предприятие» на 8.3;
повышение эффективности деятельности планового отдела за счет внедрения автоматизации расчетов, что обеспечило сокращение штата экономистов в два раза.

В разделе дополнительных сведениях указывается информация, которая не связана с должностью напрямую, но поможет глубже раскрыть характер, жизненную позицию соискателя. Например, семейное положение, наличие детей или наличие автомобильных прав.

На вакансию секретаря топ-менеджера компании часто требуется соискатель с высшим образованием: экономика, менеджмент, гуманитарные специальности. Но для некоторых достаточно и среднего специального в сочетании с опытом работы. Поэтому в резюме личного помощника руководителя в разделе «Образование» следует указывать не только дипломы об образовании, но и сертификаты о прохождении дополнительных курсов, мастер-классов, программ повышения квалификации. Указывать необходимо только те из них, которые соответствуют вакансии. Рассказывать о том, что соискатель имеет диплом мастера по маникюру, не нужно, если это отдельно не оговорено в требованиях.

Образование

Резюме — это структурированный документ, каждый его раздел посвящен отдельному вопросу презентации соискателя. Составляя резюме на должность помощника руководителя, необходимо позаботиться о том, чтобы его текст полностью соответствовал требованиям потенциального работодателя. Начиная с названия, которое должно дублировать название интересной вам вакансии. Часто к резюме на эту вакансию просят прикрепить фото. Как бы это ни звучало, но руководитель выбирает в том числе и по внешнему виду.

прием входящих писем и заявлений, их перераспределение, передача ответственным лицам;
прием документации на подпись начальнику;
ответ на поступающие телефонные звонки и их переадресация;
организация деловых переговоров начальника;
составление обращений, писем и иных документов по требованию начальника;
подготовка проведения совещаний и рабочих встреч, сбор нужных материалов, оповещение всех участников мероприятия о месте и времени их проведения, итоговое оформление протоколов встреч;
оказание услуг по организации встречи гостей руководителя;
контроль за исполнением сотрудниками компании распоряжений администрации;
обеспечение администрации фирмы нужными для работы канцелярскими принадлежностями, оргтехникой и другими средствами, способствующими бесперебойной работе персонала;
прием посетителей;
ведение архива компании;
организация командировок первого лица компании: приобретение билетов, а также бронирование номеров в гостинице;
выполнение прочих поручений.

Навыки

Секретарь компании берет на себя задачи по организации деятельности трудового коллектива и, в частности, начальника фирмы. Это помощник руководителя компании, поэтому к кандидатам на данную вакансию предъявляются довольно строгие требования. Остановимся подробнее на вопросах составления успешного резюме для устройства на позицию секретаря.

Чем занимается специалист?

Какие именно навыки в приоритете — зависит от сферы деятельности фирмы. К примеру, если требуется секретарь в медицинский центр, то здесь вряд ли понадобятся глубокие знания делопроизводства и документооборота, вряд ли вам потребуется умение оформлять документы на получение визы. Эта позиция требует умения общаться с клиентами, знания основ медицинского дела, способности общаться по телефону в большом объеме.

объем документа (не более 2-х страниц);
оформление (в данном случае учитывается формат файла, шрифт, использование подзаголовков, выделение в тексте важной информации различными способами, и т.д.);
читабельность (четкое, лаконичное изложение информации, грамотность построения фраз и письменной речи, разделение информации на тематические блоки);
структурированность (наличие разделов и информационных блоков, расположенных в определенной последовательности).

Требования к кандидату на должность секретаря делопроизводителя

В настоящее время невозможно себе представить ни одного руководителя более-менее крупной фирмы, обходящегося в своей деятельности без секретаря. В компаниях с большим штатом сотрудников, наличием филиалов и представительств в разных регионах, активным ведением документооборота, как правило, имеется несколько взаимодополняемых должностей с четким разграничением обязанностей: секретарь, делопроизводитель, референт. В организациях поменьше, где важным фактором уменьшения производственных затрат на содержание штата сотрудников является совмещение ставок – секретарь становится универсальным работником, сочетающим в своей деятельности функции помощника руководителя, делопроизводителя и менеджера по кадрам.

Должностные обязанности секретаря делопроизводителя

Понимание критериев отбора кандидатов на должность секретаря может помочь претенденту составить грамотное резюме, способное привлечь внимание потенциальных работодателей и успешно трудоустроиться. Необходимо помнить, что первичное изучение резюме и отбор кандидатов для дальнейшего собеседования производится работниками кадровой службы фирмы, разместившей объявление о вакансии. Для того чтобы произвести благоприятное впечатление на рекрутеров и заинтересовать их кандидатурой автора документа, существуют определенные правила оформления самопрезентации.

Претендент на должность секретаря руководителя должен быть общительным, обладающим грамотной письменной и устной речью, аккуратным, усидчивым, внимательным, знающим иностранный язык. Быстрая адаптация к коллективу и готовность в краткие сроки решать сложные ситуации – это те черты, которые очень ценятся руководством солидных компаний.

К претенденту могут выдвигаться серьезные квалификационные требования (знание делопроизводства в совершенстве, высшее образование, владение иностранными языками). Поэтому, для того чтобы вас услышали, важно правильно оформить резюме секретаря.

Должностные обязанности

Работу секретаря-референта характеризует разноплановость выполняемых задач, динамичная ситуация, необходимость оперативно решать проблемы и параллельно заниматься несколькими видами деятельности. По этой причине к кандидату, который пытается трудоустроиться, предъявляют целый ряд личностных и деловых требований.

Администрирование
Делопроизводство
Деловой этикет
Высокая скорость печати
Бизнес-этикет
Архивное дело
Электронный документооборот
Работа с конфиденциальной информацией
Грамотный русский язык (устный и письменный)
Ведение переговоров
Этика и культура делового общения
Владение орг. техникой
Работы с бухгалтерскими документами
Работа с первыми лицами компании
Договорная работа
Протоколирование
Travel-поддержка
Event Management
Lifistyle management
Грамотный русский язык (устный и письменный)
SAP
Lotus Notes
Банк-Клиент
ПК — уверенный пользователь (Word, Excel, Outlook, Power Point)
Подготовка презентаций
Организация встреч
Свободное владение английским языком (письменный и устный, бизнес английский)
Письменный перевод
Устный перевод
Ведение календаря в MS Outlook

Полная административная и информационная поддержка руководителя.
Полная бизнес-поддержка и ассистирование генеральному директору.
Cогласование документов.
Составление графиков, таблиц.
Приём звонков.
Планирование, организация и сопровождение рабочего дня руководителя (организация встреч, переговоров, совещаний и т.д.).
Ведение Личного Календаря Руководителей на ежедневной основе (встречи, графики поездки).
Организация рабочего дня руководителя, ведение календаря в MS Outlook.
Отслеживание исполнения поручений руководителя.
Ведение делопроизводства: составление служебных записок, информационных писем, контроль исполнения, регистрация документов и пр.
Работа с входящей и исходящей корреспонденцией и ведение деловой переписки (сортировка входящей корреспонденции, ответы, ранжирование по важности/срочности).
Работа с контактами (адресная книга, дни рождения и др.)
Организация и участие в совещаниях и переговорах, протоколирование.
Организация встреч руководителя и прием посетителей.
Подготовка аналитических и справочных материалов, сбор информации.
Оформление презентаций в PowerPoint.
Подготовка материалов к совещаниям, переговорам.
Непосредственное участие в переговорах, деловых встречах, приемах.
Ведение протоколов и иных документов, оформляющих ход и результаты совещаний, встреч, переговоров.
Ведение деловой переписки (в том числе на английском языке).
Сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов для Руководителя.
Доведение до работников указаний, распоряжений, поручений Руководителя, контроль их исполнения точно в срок.
Общение с банками (российские, зарубежные) предоставление платежных поручений, сводки, контроль транзакций.
Контроль выполнения задач руководителя (отчет по статусу выполнения задач).
Проведение переговоров вместе с топ-менеджментом компании.
Контроль расходов.
Переводы документов с русского языка на английский язык и с английского языка на русский язык.
Подготовка, обновление, систематизация информации на регулярной основе.
Контроль своевременного поступления отчетов Руководителю от сотрудников.
Информационно-справочное и документационное обеспечение руководителя.
Подготовка проектов документов (письма, приказы, отчеты), выполнение печатных, копировальных работы.
Предварительное рассмотрение и контроль качества, правильности составления документов, предоставляемых на подпись руководителя.
Участие во всех бизнес-процессах компании, контроль исполнения распоряжений на всех уровнях с предоставлением «обратной связи» руководителю.
Взаимодействие с подрядчиками и поставщиками: переписка (в т. ч. на английском), заключение договоров, контроль оплаты услуг.
Формирование бюджета для текущих административных расходов и оплата счетов (в том числе за границей).
Проверка финансовой отчетности, предоставляемой руководителю из департаментов холдинга.
Организация и обеспечение деловых поездок и отдыха руководителя: оформление виз; аренда вилл, яхт, автомобилей; заказ частных самолетов, трансферов, VIP-залов; бронирование отелей и ресторанов.
Решение организационных и хозяйственных вопросов.
Участие в переговорах, в т. ч. в качестве переводчика (англ. яз.)
Организация переговоров и встреч руководителя.
Решение нестандартных задач.
Организация и протоколирование совещаний.
Ведение переписки с деловыми партнерами.
Организация и ведение делопроизводства и архивного дела:
- работа с входящей и исходящей документацией
- организация подписания документов
- разработка и внедрение регламентов
Организация корпоративных мероприятий.
Подготовка авансовых отчетов.
Координация работы курьеров и водителей.
Подготовка деловых писем партнерам и сотрудникам.
Ведение и актуализация базы контактов руководителя.
Информационная поддержка руководителя.
Travel-поддержка (поиск и покупка билетов, бронирование гостиниц, визовая поддержка) руководителя.
Поиск, анализ и обработка информации по запросу руководителя.
Подготовка презентаций, отчетов по поручению руководителя.
Сопровождение руководителя в бизнес командировки.
Организация личных и партнерских встреч и мероприятий руководителя.
Выполнение личных поручений руководителя (подарки клиентам и партнерам, поручения касающиеся семьи и т.д.).
Деловая переписка (на русском/английском).
Ведение проектов и решение организационных вопросов.
Координация административно-хозяйственных блока.
Взаимодействие с иностранными бизнес-партнерами.
Непосредственное участие в переговорах, деловых встречах.
Составление и перевод документации с русского на английский язык и обратно.

4. Обязанности

Разработала новый формат мероприятий для привлечения новых клиентов и повышения лояльности уже существующих.
Разработала и внедрила новую систему отчетности.
Разработала положение по предотвращению аварийных ситуаций и ситуаций угрожающих безопасности персонала.
Разработала и внедрила новую систему работы с поставщиками.
Организовала учебно-тренировочные сборы команды за рубежом.
Принимала участие в организации проведения Финала Лиги Чемпионов.
Принимала участие в заключении годового контракта с российским сообществом в Китае по проведению мероприятий.
Провела мероприятие от российской школы Skolkovo «Название».
Организовала эффективное взаимодействие со смежными подразделениями, руководителями обособленных подразделений, топ-менеджерами.
Разработала и внедрила новую систему работы с поставщиками.
Внедрила стандарты оформления документов, инструкцию по корпоративной этике, регламенты.
Успешно выполнила полный комплекс мероприятий по переезду офисов.
Разработала и реализовала проект по организации корпоративного автопарка (лизинг, техобслуживание/ремонт, страхование).
Успешно проводила переговоры с крупными поставщиками и заключала договора на выгодных условиях.