Изменить секретаря на помощника руководителя

Помощник руководителя

Текущая работа. Ежедневно в начале рабочего дня секретарь должен рассмотреть свои прежние записи о делах, намеченных на данный день, выделить среди них главные и неотложные и приступить к их исполнению. Документы следует хранить в папках, каждая из которых имеет специальное назначение.

Исходя из сказанного, можно сделать вывод: поскольку в русском языке нет грамматической конструкции для женщины-секретаря, не следует занимать место отсутствующей грамматической формы ошибочной формой “секретарша”. Независимо от пола лица, занимающего эту должность, следует использовать грамматическую форму “секретарь”.

От секретаря до помощника руководителя

Андрей РЫБАКОВ, директор БелНИИДАД, кандидат исторических наук. Исследует вопросы истории архивного дела и делопроизводства в Беларуси, методики и практики современного делопроизводства. Является одним из разработчиков «Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь»(1995), «Унифицированной системы организационно-распорядительной документации» (2000), «Рекомендаций по совершенствованию и сокращению документооборота в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь»(2004).

Антонина ПОЖИДАЕВА, бизнес-тренер, антикризисный управляющий, опыт тренерской работы с 1998 года. Специализация — деловые коммуникации, практический менеджмент и маркетинг. Стажировалась по программам ACDI VOCA, Counterpart Alliance for Partnership, Winrock International (США). Научный редактор и ведущий рубрики «Практикум коммуникации и самопрезентации» журнала «Секретарское дело», постоянный автор публикаций журнала «Кадровик. Управление персоналом», доцент кафедры маркетинга, менеджмента и коммерческой деятельности ИПКП Министерства торговли.

Курсы секретарей и помощников руководителей

Уметь составлять письма от имени руководителя. Например, редактировать эмоциональное обращение к сотрудникам. В идеале — выстроить отношения с шефом так, чтобы тебе доверили составить проект важного делового письма, адресатом которого будет, скажем, высокопоставленный «чиновник из министерства» или сотрудник консульства. Как правило, грамотно составленный проект не вызывает у руководителя желания что-то добавлять от себя. К слову, в западной корпоративной культуре личный помощник/персональный ассистент занимается вообще всей внешней перепиской руководителя.

Секретарь — это не только набор функций по обеспечению рабочего процесса руководителя и функционирования офиса, но и тонкая дипломатическая работа. Один телефонный этикет чего стоит. Правила предписывают снять трубку до четвертого звонка, но хорошим тоном считается ответить после второго звонка, максимум после третьего. Если ответить на звонок после первого звукового сигнала, создается впечатление, что вы скучаете на работе и только и ждете, что кто-нибудь позвонит. Но если дотянуть до четвертого, вы рискуете вызвать раздражение у человека на другом конце провода.

Начальник или директор, помощник или секретарь

Выпуск 1 ЕКСД дополнен должностями «помощник руководителя организации» и «секретарь», схожими с уже имеющимися в ЕКСД «секретарь приемной руководителя» и «секретарь-референт». Эта схожесть между ними может вызвать затруднение в выборе должности для работника, который занимается организационным, техническим и информационным обеспечением работы руководителя организации.

• Основные функции помощника руководителя организации — непосредственная организация и техническое обеспечение работы руководителя, совместное пребывание с ним в разъездах, выполнение его поручений. При этом на помощника руководителя организации могут быть возложены аналитико-конструктивные функции, требующие обязательного высшего образования
• Функции секретаря приемной руководителя в большей степени связаны с ведением делопроизводства, оформлением документов, получением и отправкой корреспонденции, обеспечением приемной руководителя канцелярскими и прочими необходимыми принадлежностями
• Обязанности секретаря-референта главным образом связаны с информационным обеспечением не только руководителя организации, но и самой организации в целом. Оно включает комплектование справочных материалов, систематизацию и оперативный поиск документов, подготовку кратких справок по отчетам, обеспечение телефонной, электронной связи и др.
• Кандидату на должность секретаря достаточно иметь общее среднее образование и спецподготовку. В обязанности секретаря в основном входят телефонные переговоры, печатание документов, делопроизводство, прием и отправка корреспонденции, обеспечение руководителя канцтоварами и др. Секретарь может быть не только у руководителя организации, но и его зама или руководителя подразделения

Настоящий помощник руководителя

Хороший и профессиональный секретарь – это универсальный помощник любого руководителя. Именно он способен удержать в приемной важных посетителей пока шеф на совещании, защитить грудью кабинет начальника, если тот попросил никого не впускать, приготовить самый вкусный кофе и даже напомнить о дне рождения нелюбимой тещи, если босс об этом забудет.

Нужно понимать что секретарь, это не просто обслуживающий персонал, готовящий кофе и отвечающий на телефонные звонки. Секретарь – это, прежде всего, одна из главных фигур в окружении руководителя, от надлежащего труда которой прямо зависит эффективность работы начальника и организации в целом. По достоинству оценивая функционал данной должности, руководитель сможет максимально оптимизировать свою работу, высвобождая себя от множества рутинных операций и функций организационного характера . Конечно, низкий уровень деловой квалификации и отсутствие уверенности в возможностях секретаря, не позволят поручить ему выполнение сложных задач, однако, это следствие несоответствия необходимым критериям подбора специалистов, о которых мы поговорим позже.

Изменились функции секретаря: от технического секретаря до секретаряреферента — помощника руководителя

14 14 организаций, с указанием сроков хранения. 6. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г Основные правила работы архивов организаций. 8. Организационно-распорядительные документы, издаваемые руководством. 9. Инструкция по делопроизводству. 10. Устав. 11. Должностная инструкция секретаря. 12. Правила внутреннего трудового распорядка. В любой организации, в том числе в Филиале, ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов и их сохранность возлагаются на директора Филиала. Непосредственное ведение делопроизводства возлагается на начальника отдела правового, кадрового и общего обеспечения, секретаря, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, которые должны обеспечить учет и прохождение документов в установленные сроки, информировать директора о состоянии их исполнения, осуществлять ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству. Следовательно, секретарю необходимо быть в курсе изменений законодательной базы в сфере делопроизводства, чтобы избежать ошибок в его ведении. Большое значение для организации работы секретаря играет должностная инструкция, в которой определены его основные права и обязанности. Секретарь руководителя подчиняется директору филиала ФГБУ «ФКП Росреестра» по РТ. В своей деятельности руководствуется Уставом, приказами и указаниями Филиала, основными нормативно-методическими документами, регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними, инструкцией по делопроизводству; правилами внутреннего трудового распорядка; настоящей должностной инструкцией.

7 7 В третьей главе рассматриваются методы и способы повышения эффективности секретарской деятельности. В заключении сформулированы основные выводы и представлены рекомендации по улучшению секретарской деятельности. Список источников и литературы содержит весь перечень источников и литератур, использованных мною при написании этой работы. Таким образом, от качества и эффективности информационного и документного обслуживания секретаря будет зависеть успешность управленческой деятельности. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей организации. Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам 1. 1 Документы и делопроизводство: Справочное пособие / М.Т. Лихачев. М.: Экономика, С.123.

Работа секретаря-референта — личного помощника руководителя

Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало доверенное лицо. В России должность секретаря появляется в XVIII веке, сначала как должность личного секретаря императора (в Толковом словаре В.Даля определяем: «статс-секретарь», доверенный письмовод государя»). В первой четверти XVIII века секретарь становится должностным лицом учреждения, и в законодательных актах того времени очерчены сфера его деятельности и служебные обязанности (27 февраля 1720 года был подписан Генеральный регламент Петра I).

Все функции, права, обязанности и ответственность секретаря в определенной форме должны быть перечислены в должностной инструкции, которая разрабатывается специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается директором. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора.

Требуется секретарь — помощник руководители

В период развития экономики профессия «секретарь» перестала нуждаться в искусственном подъеме статуса. Стереотипные представления об этой профессии остались в прошлом. На смену отжившему образу дамы, сидящей за пишущей машинкой с телефонной трубкой в руке, пришел новый тип современного секретаря.

• подготовка и ведение документации;
• организация совещаний, деловых встреч и приемов;
• осуществление связей между внутренними структурами компании;
• ведение деловой переписки;
• слежение за исправностью оргтехники и другая административно-хозяйственная работа;
• прием телефонных звонков;
• организация переговоров, ведение протоколов;
• работа с почтой, регистрация корреспонденции;
• встреча гостей, организация деловых встреч, бронирование отелей, заказ билетов.

Как стать секретарем руководителя

Ваши действия. Проанализируйте рынок труда и определите для себя, в какой сфере вы хотели бы работать. Изучите требования работодателей и оцените, насколько вы им соответствуете. Если у вас нет высшего образования, вам придется его получить. Сейчас есть масса возможностей учиться заочно и дистанционно, как с нуля, так и для второго диплома. Если вы хотите подвигаться в компании, в которой уже работаете, иногда есть возможность получить образование с помощью работодателя. Уведомите руководство о своих планах. Если у вас уже есть диплом, приступайте к следующему шагу.

• какие требования предъявляют работодатели к образованию секретаря руководителя
• какие качества требуются от секретаря руководителя
• как должен выглядеть и вести себя секретарь руководителя
• 3 совета о карьерных шагах

Дайте советы начинающему секретарю-референту, помощнику руководителя)))

помощник руководителя не та должность, чтобы трясти должностными инструкциями, здесь важны выдержка и хитрость, уклоняться от нестандартных поручений руководителя неполучится, вопрос в вас насколько они будут удовлетворять вашим принципам и воспитанию

большинство из того что насоветовали выше — призыв на берегу вставать в позу перед руководством.
я осмелюсь посоветовать вот что:
если ваш рук чел адекватный, то вам надо будет просто быть внимательной и исполнительной, впитыватьот него все и учиться, приспосабливаться к нему. если вы адекватная в свою очередь — то все пройдет легко и просто.

К какой категории относится секретари и помощник руководителя

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.

Ранее необходимо было наличие только профильного образования, а стаж работы на руководящих должностях должен был быть в сфере, соответствующей профилю организации Мы уже о том, что в конце 2020 вступили в силу многие изменения в ЕТКС и ЕКСД, которые увеличили права и возможности нанимателей в отношении работников.

Работа секретаря-референта — личного помощника руководителя (стр

Чтобы не было повышенной утомляемости, необходимо проветривать помещение. При сидячей работе приток свежего воздуха должен быть не менее 30м 3 в час. Благоприятные климатические условия на рабочем месте секретаря могут быть обеспечены с помощью кондиционеров или вентиляционной установки с ионизированным воздухом.

При использовании этих программ для составления документов текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить необходимые изменения, переносить фрагменты из одного места документа в другое, объединять документы, использовать различные шрифты для выделения отдельных участков текста, легко работать с таблицами и списками, многократно распечатывать текст на принтере и т.д. программы включают словарь синонимов делового языка, проверку орфографии и грамматики, современное стилевое оформление документа, возможность составления документа на нескольких языках и многое другое.

Изменение должности — Секретарь-стенографист

Джулл права. Вам надо просто подойти и попросить повышения зарплаты у работодателя. Я, например, как руководитель отдела персонала, легко иду на встречу работнику и меняю наименование должности, чтоб красиво звучало например в трудовой. Но это не значит, что я повышу зарплату за это ему. Повышение оклада зависит от общего бюджета организации и от желания руководителя, а также от того как работает сам работник, а не какие функции выполняет. Мы сейчас уволили директора филиала — зарплата высокая и обязанностей много, а по факту — результата по работе ноль. Идите к руководителю с отчетами и статистикой и объясняйте почему Вам должны повысить зарплату — чем Вы это заслужили

Джулл права. Вам надо просто подойти и попросить повышения зарплаты у работодателя. Я, например, как руководитель отдела персонала, легко иду на встречу работнику и меняю наименование должности, чтоб красиво звучало например в трудовой. Но это не значит, что я повышу зарплату за это ему. Повышение оклада зависит от общего бюджета организации и от желания руководителя, а также от того как работает сам работник, а не какие функции выполняет. Мы сейчас уволили директора филиала — зарплата высокая и обязанностей много, а по факту — результата по работе ноль. Идите к руководителю с отчетами и статистикой и объясняйте почему Вам должны повысить зарплату — чем Вы это заслужили