Бизнес Процессы Юридического Отдела Магазинов

Привет, всем, как Ваши дела? С вами снова я — Евгения Сергеевна, рассказываю, показываю свой большой опыт в юридическом поле, мой опыт небольшой, всего 8 лет, и все равно смогу быстро Вам помочь, а если потребуется проконсультируюсь у своих коллег и сейчас рассмотрим и узнаем о — Бизнес Процессы Юридического Отдела Магазинов. Есть возможность, что по какой-то причине в Вашем городе может не быть профессиональных юристов/нотариусов/адвокатов, тогда сможете написать свой вопрос, и по мере возможности смогу ответить всем. А лучшее решение будет для Вас узнать в комментариях у постоянных посетителей/читателей, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделяться с Вами его решением.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент Вашего прочтения, законы очень быстро обновляются, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в социальных сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

Однако при взаимодействии с остальными отделами «бэк-офиса» юристы часто выступают либо потребителями их услуг — клиентами, либо поставщиками юридических услуг, качество которых, в конечном счете, влияет на бизнес-процесс. При такой двойственной природе этих отношений нередко бывает сложно договориться о том, какой отдел отвечает за тот или иной вопрос (направление), что особенно характерно для молодого или активно развивающегося бизнеса. К таким направлениям обычно относятся консультирование по налоговым вопросам проекта, поддержание корпоративной структуры группы (особенно если группа занимается бизнесом в разных юрисдикциях), внутригрупповые документы и договоры, документооборот и архивирование, внутренний аудит (или compliance). Поэтому важно определить сферы компетенции и ответственности отделов открыто и сразу, возможно при помощи CEO или CFO.

Но, как было упомянуто, важнейшая функция юридического отдела, которая по большей части и обусловливает необходимость наличия данного подразделения, — контрольно-надзорная, и она заключается в постоянном выявлении и определении юридических, регулятивных и репутационных рисков в целях их обсуждения и рассмотрения на соответствующем уровне в иерархии коммерческой организации. Создать полноценный юридический отдел, не наделив его такой функцией, невозможно, а поддерживать юридическую службу, не исполняющую этих обязанностей, недальновидно и в какой-то степени экономически неэффективно.

Каковы основные функции юридического отдела?

Однако мы хотели бы поделиться опытом, полученным в результате почти десятилетней работы в инвестиционно-банковской сфере. Объем настоящей статьи не позволяет описать весь имеющийся опыт, поэтому остановимся лишь на ряде существенных моментов.

Современный этап развития российского бизнеса предполагает высокую проектную составляющую — компании растут (или удерживают свои позиции) во многом не вследствие технологического совершенствования, а за счет качественных проектных скачков. Корпоративные юристы, безусловно, не могут игнорировать эти процессы, продолжая заниматься исключительно визированием договоров, выдачей доверенностей и консультируя время от времени бизнес-подразделения по текущим вопросам. Новые задачи — всестороннее правовое сопровождение деятельности компании и превентивная защита от рисков негативных последствий принимаемых менеджментом решений — требуют и грамотного подхода при выстраивании структуры юридического департамента, и интеграции его в бизнес-процессы. О различных аспектах и нюансах построения юридического департамента в компании рассказала Ольга Сафонова, к.ю.н., директор юридического департамента компании «Сименс» (Казахстан) в видеолекции LF Академии (полная видеозапись лекции доступна на сайте www.LFAcademy.ru).

Корпоративные юристы как альтернатива внешним консультантам

В современных условиях вопрос о выстраивании в компании эффективной юридической службы стоит самого пристального внимания. Экономический кризис, бурно меняющееся законодательство, атаки на бизнес со стороны конкурентов и надзорных органов — все это вынуждает собственников компаний по-новому оценивать роль юридической службы, ее цели, задачи, способы организации.

Место юрдепа в корпоративной структуре бизнеса

Давайте вспомним о «треугольнике эффективности»: скорость, качество и затраты. Если работа департамента делается с высочайшей степенью качества, с большой скоростью и при этом дешево — это ли не самая большая мечта любого руководителя? Но как этого добиться? В случае с работниками юридического департамента самый очевидный ответ — избавить юристов от выполнения квазиюридических функций, которые требуют много времени, являются рутинными, но не имеют большой ценности для компании, не требуют большого экспертного вовлечения юристов. Это, к примеру, составление доверенностей, работа с нотариусом, ведение архива договоров и др. Естественно, такой подход потребует стандартизации процессов и документов (договоров, писем, заявлений), а также автоматизации, внедренных в департаменте и обязательных к применению во всех его подразделениях — автономных или жестко встроенных в иерархическую структуру.

Чатботы — один из самых простых способов автоматизировать работу. К 2022 году роботы потенциально могут снизить глобальные затраты на ведение бизнеса более чем на 8 миллиардов долларов. Для сравнения, в 2017 году их применение снизило затраты на 20 миллионов долларов. Чатботы могут упростить доступ к информации и управление ею, анализируя документы, результаты юридической экспертиз и проверок, а также помогая с различными административными и связанными с человеческими ресурсами задачами. Неудивительно, что 80% компаний хотят внедрить чатботов до 2020 года.

1. Чатботы

Автоматизация трансформирует бизнес и способствует экономическому росту, повышая эффективность работы. К примеру, мультинациональный инвестиционный банк JP Morgan создал ПО, которое за считанные секунды выполняет работу, на которую у юристов уходило 360 000 часов. Также, по данным IBM, использование ИИ сократило на 50 % общее время , которое их сотрудники тратили на изучение результатов поиска авторских прав.

Какие решения важны для оптимизации юридических процессов больше всего?

Согласно « Отчету о состоянии рынка юридических услуг », изданному Georgetown Law и Peer Monitor, одной из основных задач для юридического бизнеса остается повышение продуктивности. Автоматизация работы с документами позволяет четко отслеживать, на каком этапе обработки находится тот или иной документ, и принимать управленческие решения на основе отчетов.

Менеджер отела продаж печатает бумажную заявку, идет в отдел закупок, и совместно с менеджером отдела закупок уточняет срок поставки. Менеджер отдела закупок проставляет на заявке срок поставки и подпись

Организация дистанционной работы

Теоретически подойдет любой мессенджер, однако при использовании публичных мессенджеров возникают вопросы с конфиденциальностью сообщений. Кроме того, сотрудник, использующий в работе публичный мессенджер, будет отвлекаться на личные сообщения, которые так же будут приходить в этот мессенджер. Для решения проблемы можно использовать Систему взаимодействия платформы 1С:Предприятие.

Управление взаимодействиями c клиентами

Устно проводится совещание. Определяется потенциальный оборот с клиентом (от него зависят бонусы менеджера) и потенциальные проблемы в работе с ним. Исходя из этого и текущей нагрузки потенциальный клиент закрепляется за одним из менеджеров

Компания обратилась к нам с запросом о повышении эффективности работы отдела продаж. Руководство компании столкнулось с проблемой, что менеджеры говорили о полной своей загрузке, а их продажи были на среднем уровне и ниже по рынку. А так же, при увольнении, менеджер «уводил» с собой клиентов к конкуренту.

Примеров по внедрению и оптимизации бизнес процессов можно приводить большое множество, поскольку уже большинство организаций осознали важность стандартизации и автоматизации работы сотрудников своих компаний.

Пример внедрения бизнес процессов

1. Увеличении производства.
2. Желании улучшить качество продукта / обслуживания.
3. Увеличении конкуренции.
4. Для повышение эффективности отдельных процессов.
5. Сокращение штата без потери качества производства.
6. Снижение производственных мощностей.
7. Улучшение существующей системы работы.

Автоматизация позволяет экономить время и деньги как крупным, так и небольшим фирмам, дает возможность юристам заниматься только сложными аналитическими задачами.К примеру, 67 процентов руководителей юридических отделов уверены , что использование технологий — основной источник эффективности правовой работы.

Какие решения важны для оптимизации юридических процессов больше всего?

Одним из примеров успешной реализации процесса поиска и предоставления электронных документов является File.one . Это решение, которое позволяет работать с данными из облака, локальных и сетевых хранилищ, а также из почтовых клиентов в одной комплексной системе. Использование предиктивного кодирования позволяет сильно сократить время, нужное для обработки больших объемов неструктурированных данных. Благодаря этому можно задавать сложные, точные поисковые запросы, пробовать разные комбинации, добавлять логические операторы, использовать контекстный поиск, теги, атрибуты файлов и метаданные. Также система поддерживает оптическое распознавание текста (OCR). Если документы хранятся в бумажном виде, можно загрузить в сервис их фото или сканы — система распознает символы, и файлы будут доступны для поиска не только по названию, но и по тексту.

3. Электронные системы учета времени и работ

Чатботы — один из самых простых способов автоматизировать работу. К 2022 году роботы потенциально могут снизить глобальные затраты на ведение бизнеса более чем на 8 миллиардов долларов. Для сравнения, в 2017 году их применение снизило затраты на 20 миллионов долларов. Чатботы могут упростить доступ к информации и управление ею, анализируя документы, результаты юридической экспертиз и проверок, а также помогая с различными административными и связанными с человеческими ресурсами задачами. Неудивительно, что 80% компаний хотят внедрить чатботов до 2020 года.

Работа с моделями — процесс довольно удобный. Но нередко элементы модели могут смещаться, особенно когда перетаскивается много элементов. Оптимизация расположения стрелок и элементов проработана не до конца, из-за чего нередко приходится прикладывать определенные усилия, чтобы гармонично расположить элементы.

• основные (к примеру, маркетинг, производство, поставки, сервисное обслуживание товаров);
• обеспечивающие. Не добавляют товару ценности, но повышают его цену (например, финансовое обеспечение деятельности, обеспечение кадрами, юридическое обеспечение, администрирование, обеспечение безопасности, поставка комплектующих материалов, ремонт и техническое обслуживание и т.д.);
• управленческие.

Функционал и особенности:

Нередко даже на уровне интуиции ясно: чтобы устранить недочеты, нужно привести в порядок все внутренние процессы – провести воспитательную работу с персоналом, мотивировать его на достижение целей. Невозможно представить всю деятельность предприятия сразу, а потому ее нужно как-то описать, опираясь на определенные правила. То есть недостатки в работе стоит устранять системно. В первую очередь, нужно формализовать деятельность компании: разработать простые и удобные для использования документы, устанавливающие, какие бизнес-процессы деятельности и в каком порядке должны протекать, и назначить ответственных за них.

1. Описания услуг. Ваши клиенты должны четко понимать, что вы предлагаете. Описания могут быть на сайте, в презентациях и так далее.
2. Отзывы потребителей. Они могут быть сделаны в видеоформате или выполнены на бумаге.
3. Информация о компании. К примеру, вы можете сделать корпоративный фильм или презентацию.

Итак, вы определили, какие услуги вы станете предоставлять потребителям в среднесрочной перспективе. Не спешите. Обсудите эти предварительные решения с коллегами и партнерами. Соберите разные точки зрения и только после этого начинайте фокусироваться.

Зачем вам строить систему продаж в юркомпании?

Чтобы начать проектировать методологию продаж в юридической фирме, вы должны набросать определенную структуру, вывести определенный алгоритм. Давайте рассмотрим основные этапы, которые вы проходите с клиентом, продавая ему свою юридическую услугу:

1. Бутики. Это небольшие компании с штатом в 5-10 профессионалов, предлагающих хорошую работу по дорогим ценам. Обычно работают в самых прибыльных областях права.
2. Специализированные компании. Такие организации концентрируются в конкретной области права.
3. Крупные фирмы. Ведут деятельность в нескольких областях права. Штат крупный – 40-50 и более человек, разделенный на отделы.

Предоставляемые услуги

Согласно выводам аналитического обзора Института проблем правоприменения за 2016 г., годовая выручка 35% юридических фирм с ненулевой отчетностью (за вычетом всех обязательных платежей) составляет 0,15-1 млн руб., у 28% – 2-5 млн руб.

Актуальность бизнеса

Во-первых, необходимо поддерживать компетентность персонала на высоком уровне. Трудоустраивать допустимо только работников с подтвержденным опытом и навыками. Юристы должны быть осведомлены обо всех последних изменениях в законодательстве.

Еще хочу добавить, что документация хранится в закрытых на ключ шкафах с соответствующей маркировкой на ребре папки, документы должны быть разложены по дате создания. И при помощи информации 1 С или книги учета любой документ очень быстро можно найти.

За время своей профессиональной деятельности мне посчастливилось работать в крупных компаниях с разросшейся юридической службой. Я работала в команде и организовывала свою деятельность самостоятельно. Перед тем как уйти в свободное плавание, была единственным юристом в компании оптово-розничной торговли, и моя система работы, скорее всего, сформировалась именно там.

Локальные акты

2. Конечно, я бы еще посоветовала разработать положение или регламенты об участии в переговорах, о взаимодействии с государственными органами и органами местного самоуправления, но это по мере необходимости.

Лилия Данилова, юридический директор фарма-концерна Pfizer по России, Центральной Азии и Кавказу, рассказала о необычной идее «празднования ошибок», которую московские юристы компании позаимствовали у своих коллег из Америки. В случае, если юридические риски связаны с пробелами и неоднозначной трактовкой законодательства, задача юриста – рассказать о последствиях того или иного решения, а выбор остается за коммерсантами. Если те решили двигаться дальше, но негативный прогноз оправдался, то юриста поощряют.

Автоматизация юридической работы в Heineken предполагала создание баз данных: доверенностей, недвижимости, локальных актов, судебных дел. Теперь менеджеры, желающие подать заявление в суд, загружают в базу документы, а корпоративные юристы изучают их и оценивают перспектива исков. В освободившееся время юристы предлагают для бизнеса готовые решения.

Юрист – это менеджер со знанием права

Свой опыт в предыдущий кризис 2008-2009 годов вспомнила Волкова. Руководитель, изучивший ее план оптимизации юротдела, поинтересовался, есть ли у него научная основа. Вопрос сперва поставил Волкову в тупик, но она нашла, на что сослаться – на положение о расчете численности юридических служб. «Оно старое, найдите в справочной системе, – советует Волкова. – Это аргумент, который нельзя побить». По ее мнению, в кризис на первый план выходит профессионализм. «Как говорил Черчилль, если вы идете сквозь ад, то идите не останавливаясь,» – заключила Волкова.