Кто такой помощник директора это секретарь?

Кто такой помощник директора это секретарь

Секретарь-референт — офисный работник с широким кругом обязанностей от приема телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь). От современного секретаря-референта обычно требуется навык работы с персональным компьютером, знание иностранных языков, коммуникабельность, культура общения, пунктуальность и аккуратность.

Секретарю-референту необходимы хорошие знания в области русского языка, литературы, осведомленность в вопросах информатики, психологии общения, эстетики, желательно знание иностранного языка. Секретарь-референт должен уметь: пользоваться ЭВМ, пишущей машинкой, оргтехникой и другой аппаратурой; самостоятельно (по поручению руководителя) готовить проекты приказов, ответы на письма и запросы; вести картотеку адресов организаций и лиц, с которыми ведется переписка или переговоры; подготавливать рефераты по порученным вопросам; вести протоколы заседаний.

Должностная инструкция секретаря-референта

Занимая эту должность, работник может рассчитывать на карьерный рост посредством перевода в другой отдел на другую специальность, ввиду получения нового профильного образования. Квалифицированные работники ценятся работодателями, поэтому рекомендуется постоянного совершенствоваться в области делопроизводства, работы с корреспонденцией, контрагентами, посетителями и правильного ведения телефонных переговоров.

Поскольку руководитель предприятия полностью доверяет своему помощнику в области организации деятельности, специалист должен обладать высокой степенью ответственности и коммуникабельности. Отсутствие этих качеств у секретаря-референта, может привести к потере репутации субъекта хозяйствования.

Кто такой секретарь-референт и что входит в его обязанности

Опрятный внешний вид, аккуратность. Это сотрудник, с которого обычно начинается знакомство с компанией, и от впечатления, произведенного на посетителей и потенциальных клиентов, зачастую зависит общее мнение о компании.

Должность секретаря-референта включает довольно широкий диапазон обязанностей, которые заключаются в обеспечении эффективной работы компании путем решения административных и организационных вопросов. Рассматривая вопрос, кто такой секретарь референт, стоит отбросить стереотип о миловидной девушке, отвечающей на звонки и готовящей кофе. Часто такой сотрудник является главным помощником руководителя, надежным исполнительным ассистентом, на которого всегда можно рассчитывать. От деятельности референта зависит первое впечатление о компании, планирование рабочего распорядка, своевременность поступления важной информации в соответствующий департамент, налаживание координации между отделами, скорость и качество решения срочных организационных вопросов и прочие моменты, играющие ключевую роль в жизни организации.

Первые по услугам

• — учет, регистрация, подготовка к рассмотрению корреспонденции поступающей для руководства;
• — оформление и рассылка распорядительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов и т.д.;
• — подготовка проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;
• — оформление протоколов рассылок и выписок из них;
• — анализ справок и докладов отделов с заключениями и предложениями по ним;
• — подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам;
• — прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;
• — организация приёмов посетителей:
• — прием, регистрация, хранение, учет, доставка и рассылка входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на хранение в архив компании.

Правила секретаря:
Секретарь не опаздывает — он ходит по магазинам.
Секретарь не отсутствует — он моет посуду.
Секретарь не ест — он дегустирует блюда шефа.
Секретарь — не секретарша (секретарша — жена секретаря).
Секретарь не кокетничает — он релаксирует шефа.
Секретарь не сидит без дела — он охраняет покой шефа.
Секретарь не флиртует, он проверяет силу воли шефа.
Секретарь не собирает сплетен, он готовит отчет руководителю.
Секретарь не болтает по телефону, он тренирует речевой аппарат.
Секретарь никогда не почесывает затылок.
Секретарь не курит — он снимает стресс.
Секретарь думает о том, о чем не должен думать шеф.
Секретарь не должен думать о том, о чем думает шеф.
Если надо, секретарь вообще не думает.
Если секретарь забыл о задании шефа, он выполняет более важное задание шефа

Профессия секретарь

• иногда работу можно совмещать с учебой;
• отсутствует физическая нагрузка, работа в теплом офисе;
• приобретение организационных навыков;
• опыт общения со специалистами разных сфер деятельности;
• полезные знакомства.

Четвертое по популярности место можно отдать секретарю-референту, ответственному за подготовку проектов решений и текстов для выступления начальника, редактирование различного рода документов. Секретарь-референт следит за тем, как другие сотрудники выполняют распоряжения директора, дает оценку качества выполненной работы. Для получения должности необходимо пройти обучение в специализированных школах, учебных центрах или средних специальных учебных заведениях.

Кто такой секретарь: 6 мифов о девушке в приемной

Опровержение . Многие считают, что эта профессия не требует выдающегося интеллекта и эрудиции, а значит и путь к ней открыт всем. Однако любой психолог вам скажет, что ум человека не является основополагающим качеством его успеха. Зачастую гораздо важнее «эмоциональный интеллект»: умение чувствовать поведение окружающих и грамотно к нему адаптироваться. Именно поэтому хорошими секретаря становятся единицы. Это те, кто знает, «с какой стороны» подойти к шефу, почему к нему сегодня лучше некоторых работников не пускать. Хороший секретарь таким образом отлично чувствует все скрытые процессы в коллективе, хорошо разбирается в людях, сохраняя при этом тактичность.

Сегодня, 22 апреля, Всемирный день секретаря – профессии, которая входит в пятерку самых востребованных в мире (!). Но в обивательском понимании, секретарь – это длинноногая вальяжная девушка с веером бумаг и сиюминутной чашечкой кофе. Давайте проверим, не оказались ли мы в плену мифов о профессиональных административных работниках (да-да, именно так официально звучит эта должность).

Инвестиционный портал

Когда мы говорим о безупречном личном помощнике, имеем в виду ряд присущих навыков, принципов и привычек. Одним из таких навыков является умение планировать свою работу и работу руководителя. Хороший помощник руководителя – это незаменимый человек, выполняющий самый широкий спектр функций, от секретаря до заместителя руководителя, доверенное лицо и иногда – второй человек в компании. Поэтому люди высокой квалификации и личной преданности, выполняющие эту работу, ценятся очень высоко.

В его функции входит административное обеспечение руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием путевок, авиабилетов для начальника и его семьи. Также, ведение телефонных переговоров, составление плана на день для руководителя и контроль за его выполнением, организация совещаний, ведение переписки, подготовка материалов для презентаций, организация командировок, исполнение остальных поручений директора.

Квартал событий

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности в Обществе, а также совершенствование документационного обеспечения управления.

Должностная инструкция секретаря-референта упорядочивает трудовые отношения между работодателем и сотрудником. Документ содержит требования к квалификации, опыту работы, знаниям, навыкам должностного лица. Он устанавливает порядок подчинения, назначения, освобождения от должности, описывает функциональные обязанности, права сотрудника, его ответственность.

Профессия секретарь-референт

Так как работа референтом основана на общении, то подбирают на должность человека коммуникабельного, неконфликтного. В любой фирме это «ключевой» пост. Человек, его занимающий, имеет большое влияние как на руководителя, так и на коллег. Поэтому порядочность здесь просто обязательна. Еще секретарь-референт должен быть пунктуальным, сообразительным, даже креативным. Нужно уметь найти приемлемый выход из любой ситуации. Референт в первую очередь думает о «лице» своего работодателя, а потом уже о себе. Уровень ответственности при этом не просто высок, а глобален. С такой нагрузкой справляется не каждый. Поэтому нужно хорошенечко подумать, прежде чем претендовать на такую должность. Секретарь-референт на рабочем месте должен уметь ставить свои интересы на второй план. На первом – все, что необходимо для работы шефа. Кстати, именно поэтому чаще всего данную должность занимают девушки, так как забота о ближнем у женщин в крови.

На долю секретаря-референта в небольших фирмах выпадает практически все делопроизводство. В больших – его часть. То есть придется научиться составлять письма, правильно оформлять прием и отправку, регистрацию, распределение (если оно есть) и так далее. Ясно, что без идеального знания русского языка не обойтись. Письма с ошибками – это испорченное лицо фирмы. Иногда требуется, чтобы на этой должности работал человек со знанием иностранных языков. Далее, референт – это тот человек, который связывает между собой работников фирмы (или ее отделы). В его функции входит правильное распределение потоков информации между структурными подразделениями, которые работают на одно большое дело. Референт — профессия достаточно сложная, так как приходится в уме держать множество деталей и фактов. Все это необходимо, чтобы руководитель чувствовал себя комфортно, не отвлекался по мелочам от основной линии.

Должностная инструкция помощника директора секретаря

Офисе.17 Должностные инструкции директора. Кто такой помощник руководителя. Координация работы касающейся руководства с секретарем референтом. Должностные обязанности секретаря. Должностная инструкция личного помощника руководства. Генеральный. Обязанности водителя экспедитора. Должностная инструкция помощника директора.1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.1. На время отсутствия помощника руководителя компании его замещает секретарь руководителя. Пример заполнения. Секретарь, референт, офис менеджер, личный помощник:. Намного. Скачать должностную инструкцию пресс секретарь специалист по. Должностная инструкция помощника генерального директора заместителя. Скачать должностную инструкцию помощника директора, выполняющего трудовую функцию секретаря, вы можете здесь. Должностная инструкция помощника руководителя.

Должностная инструкция личного помощника генерального директора русДолжностная инструкция помощника директора. Современные инструкции не в полной мере охватывают должностные обязанности помощника руководителя, но опытный секретарь хорошо. Настоящая должностная инструкция разработана и. С настоящей должностной инструкцией ознакомлен: Дата. Подпись. Должностная инструкция секретаря Должностная инструкция помощника директора Должностная инструкция. Должностная инструкция: помощник директора по общим. Должностная инструкция помощника руководителя составляется в тех. Должностные обязанности личного помощника руководителя. Кадровое агентство КАУС. Скачать образец должностной инструкции помощника руководителя. Координация работы касающейся руководства с.

Должностная инструкция секретаря-референта

• использование законодательных актов РФ;
• применение в практической работе Устава фирмы;
• наличие методических, практических и нормативных материалов;
• использование настоящей инструкции, включающей спектр правомочий и обязательных действий сотрудника;
• знание положений, связанных с описанием функциональных служб того или иного предприятия;
• умение работать с приказами, направленными непосредственно от руководства.

• обслуживание достоверными справками и требуемыми информационными данными на основании всех видов документации, фигурирующей на предприятии;
• осуществление руководства методического характера, обеспечение контроля организации делопроизводственной деятельности в головном офисе и в филиалах;
• обеспечение документооборота в рамках деятельности совещательных органов;
• осуществление работ по созданию и оформлению кадровой документации, учета, особенно если на предприятии нет сотрудника в должности инспектора по работе с персоналом.

Кто такой помощник директора это секретарь

Секретарь — помощник руководителя. В обязанности секретаря входит оформление документов, организационные вопросы, создание рабочей атмосферы для начальника. Первыми секретарями были писари, записывающие указы и распоряжения, ведущие повествование о делах своих хозяев.

Функции современного секретаря сводятся к делопроизводству, работе с посетителями, приему телефонных звонков, планированию рабочего дня руководителя, организации совещаний и деловых переговоров, обеспечению работы офиса. Существует несколько родственных специализаций этой профессии: референт, делопроизводитель, офис-менеджер, секретарь-переводчик. Обычно секретарями работают женщины, обладающие таким набором качеств как доброжелательность, организованность, эмоциональная устойчивость, умение хранить секреты. Предпочтение при приеме на работу в большинстве случаев отдается претенденткам с приятной внешностью, хорошей дикцией, грамотной речью, знанием этикета. Перспективы карьерного роста для секретарей очень ограничены.

Профессия секретарь

• прием посетителей;
• прием телефонных звонков;
• ведение делопроизводства;
• планирование рабочего дня руководителя;
• организация совещаний;
• заказ билетов и бронирование гостиниц для руководителя и других сотрудников во время командировки;
• заказ канцтоваров для офиса;
• выполнение просьб руководителя.

Должность секретаря-референта также можно считать представительской, так как он является лицом компании — встречает гостей, отвечает на звонки и письма. Подобная работа требует большой собранности, коммуникабельности и организованности. По этой причине профессия секретаря может сулить большие перспективы — в будущем специалист может стать офис-менеджером, а затем и одним из директоров или топ-менеджеров.

10 видов секретарей и помощников, или кто именно Вам нужен

Бизнес-ассистент – «правая рука» владельца компании, генерального директора. В его задачи входит планирование рабочего графика руководителя, организация поездок, самостоятельное составление некоторых документов, ведение проектов и решение организационных вопросов, подготовка материалов для переговоров, совещаний, собраний акционеров, советов директоров.

Личный помощник не отвечает на звонки, не выполняет поручения других сотрудников (руководителей) компании. Основная задача личного помощника – освободить своего руководителя от решения административных и организационных проблем и сделать его работу максимальной комфортной.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ РЕФЕРЕНТА ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА

1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
— законодательными актами РФ;
— Уставом предприятия;
— Положением о функциональных службах предприятия;
— приказами (указаниями) руководства предприятия;
— нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
— настоящей должностной инструкцией.

Обязанности секретаря

Общие положения ее содержат название организации, указывают на непосредственное начальство и называют того, кому предстоит замещать секретаря в случае его отсутствия. Там же вы найдете требования, предъявляемые к стажу и квалификации работника, и перечень всех необходимых для работы документов (правил, ГОСТов, кодексов и нормативных актов).

Оценку деятельности секретаря ведут по основным выбранным критериям, что также регламентируется соответствующим разделом инструкции. В абсолютном большинстве случаев такими критериями выступают оперативность и исполнительность. Предусматриваются и ситуации, в которых инструкция подлежит пересмотру. Это может происходить при изменении его функций или структуры организации.