Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении

Привет, всем, как Ваши дела? С вами снова я — Евгения Сергеевна, рассказываю, показываю свой большой опыт в юридическом поле, мой опыт небольшой, всего 8 лет, и все равно смогу быстро Вам помочь, а если потребуется проконсультируюсь у своих коллег и сейчас рассмотрим и узнаем о — Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении. Есть возможность, что по какой-то причине в Вашем городе может не быть профессиональных юристов/нотариусов/адвокатов, тогда сможете написать свой вопрос, и по мере возможности смогу ответить всем. А лучшее решение будет для Вас узнать в комментариях у постоянных посетителей/читателей, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделяться с Вами его решением.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент Вашего прочтения, законы очень быстро обновляются, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в социальных сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

При увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель имеет право удержать излишне выплаченные отпускные за неотработанные дни отпуска (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ)

ВАЖНО!

В то же время сумма прощенного работнику долга по переплате отпускных не будет облагаться страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды, если прощение долга вы оформите как договор дарения. Основанием тому служат:

Резюме

В период нахождения в отпуске работник имеет полное право предупредить работодателя об увольнении по собственному желанию. В этой ситуации время отпуска входит в срок предупреждения об увольнении. Дата увольнения также может приходиться на день отпуска, никаких ограничений на этот счет в законе нет.

Последовательность действий в этой ситуации следующая: от даты окончания отпуска отсчитываются неотработанные дни, и определяется, сколько дней попадает на временной отрезок после повышения зарплаты (а сколько до этого события). Среднедневной заработок для этих периодов будет разным из-за применения корректирующего коэффициента.

У работодателя ситуация иная. В связи с «актом доброй воли» в отношении работника придется пересчитывать налог на прибыль. При этом возникает необходимость исключить из расходов сумму неотработанных отпускных (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ). Налоговики считают такие расходы экономически необоснованными (письмо УФНС по городу Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).

Можно ли обойтись без удержаний?

Составление такого документа подобно аналогичным соглашениям, составляемым в процессе обычного делового оборота. После названия документа указываются дата и место его составления, вслед за которыми обозначаются стороны соглашения и приводится его основной текст. Он может быть следующего содержания:

Из разъяснений Минфина следует, что при удержании неотработанных отпускных соответствующие суммы, ранее включенные в расходы, следует учесть в составе внереализационных доходов по аналогии с возвратом (восстановлением) затрат, которые ранее были учтены в составе расходов (например, восстановленные резервы) (ст.250 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 03.12.2009 N 03-03-05/224). Аналогичное мнение представлено в Письме УФНС РФ по г. Москве от 11.01.2007 N 21-08/001467@. Включение удерживаемых (возвращаемых) сумм именно в состав внереализационных доходов обосновано тем, что такие поступления не связаны с реализацией товаров (работ, услуг) (а значит не относятся к доходам от реализации по ст.249 НК РФ) при этом перечень внереализационных доходов является открытым. В свою очередь, корректировать расходы в виде ранее выплаченных отпускных оснований нет, поскольку выплаты производились в соответствии с трудовым законодательством РФ.

Налоговые последствия

Нормативно-правовыми актами не установлен порядок отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с удержанием (возвратом) сумм за неотработанные дни отпуска. При этом пересчет отпускных в связи с увольнением работника не является ошибкой в бухгалтерском учете, что следует из п. 2 ПБУ 22/2010. Порядок отражения операций в учете может быть разработан самостоятельно и закреплен в учетной политике (п. 4 ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п.7 ПБУ 1/2008).

Страховые взносы

Кроме того, сведения из Раздела 3 Расчета по страховым взносам должны быть корректно отражены на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц. В связи с этим возникает необходимость скорректировать сумму отпускных в том периоде, в котором они первоначально были начислены, как указано, например, в п.2 Письма ФНС России от 11.10.2017 N ГД-4-11/20479. Этот вариант рекомендуется использовать в любом случае (даже если выплат при увольнении хватает на удержание), чтобы сведения из Расчета по страховым взносам были сопоставимы с формами 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

1. Взыскивается только величина долга, составляющая 20% от суммы к выплате.
2. При согласии увольняющегося он самостоятельно вносит недостающую сумму в кассу предприятия или перечисляет на расчетный счет компании.

• при ликвидации предприятия в результате установления его банкротства (статья 81 пункт 1 ТК РФ);
• при сокращении штатных единиц (статья 81 пункт 2 ТК РФ);
• при отказе от перехода на другую работу, требуемую по мед. заключению, а также при отсутствии необходимого места у работодателя;
• при получении инвалидности, которая несовместима с дальнейшим выполнением своих обязанностей (статья 83 пункт 5 ТК РФ);
• при призыве на срочную службу в ряды армии (статья 83 пункт 1 ТК РФ);
• при смене владельца предприятия (статья 81 пункт 4 ТК РФ). Обычно происходит расторжение ранее заключенных трудовых соглашений;
• при наступлении чрезвычайных обстоятельств (статья 83 пункт 7 ТК РФ);
• при наступлении смерти (статья 83 пункт 6 ТК РФ);
• при восстановлении на работе сотрудника, выполняющего ее ранее (статья 83 пункт 2 ТК РФ), вследствие чего происходит увольнение работника, занимавшего это место на данный момент.

Излишние выплаты

Случаются жизненные обстоятельства, когда сотрудник, отгуляв авансом ежегодный отпуск, почти сразу после выхода из него решает уволиться. Отпускные дни уже использован, деньги за них потрачены. Следует ли их возвращать? И в каких размерах? Может ли долг быть прощен предприятием?

Когда сотрудник увольняется, его нужно «рассчитать». При этом в случае необходимости важно учесть и неотработанные авансы, и не возвращенные в срок подотчетные суммы, и возмещение ущерба. Окончательный расчет важно провести так, чтобы не нарушить трудовое законодательство.

Когда удержание из зарплаты запрещено

Например, если работник отработал три месяца — октябрь, ноябрь, декабрь, а в январе увольняется, нужно посмотреть, сколько полных месяцев остается до конца рабочего года (в данном случае — до октября 2020 года).

Если работодатель не может удержать (проводки)

• Если излишки составляют менее половины месяца, то есть менее 15 дней, то они из расчета исключаются;
• Если излишки составляют более половины месяца, то есть более 15 дней, то они округляются до целого месяца.

1. Определите количество дней неотработанного отпуска.

Другие юристы считают, что в том случае, если доказана неправомерность действий работника, уволившегося и не возместившего организации сумм за неотработанные дни отпуска, взыскание этих сумм через суд вполне возможно. Ведь в соответствии с частью 2 статьи 248 и 391 ТК РФ с работника в судебном порядке может быть взыскан ущерб, причиненный работодателю. А отказ работника от добровольного возврата этих сумм можно считать противоправным поведением и причинением материального ущерба, вреда работодателю. Кстати, понятие вреда как специального термина в ТК РФ не раскрыто, а аналогии с иной отраслью права ТК РФ не допускает. Поэтому для его определения следует обратиться к толковым словарям русского языка.

Право работодателя на удержание долга за неотработанный отпуск

Рассчитывая увольняющемуся сотруднику последнюю зарплату, организация также должна начислить ЕСН со всей суммы зарплаты за отчетный период, за минусом произведенных удержаний. Она имеет право с меньшей суммы выплат начислить ЕСН и этим скорректировать налоговую базу. Корректировка ЕСН производится так:

«1С:Зарплата и Управление Персоналом 8»

Если работник добровольно (но без принуждения) готов внести наличные средства в кассу организации, то отражаются они в бухгалтерском учете в таком порядке, который определен в письме Минфина России от 20.10.2004 № 07-05-13/10 (см. далее).

Но если осуществляется удержание из последней заработной платы путем взыскания средств с сотрудника в добровольном или судебном порядке, то у работодателя возникает необходимость произвести также перерасчет НДФЛ и страховых взносов, уплаченных сверх меры. При этом излишне уплаченный НДФЛ должен быть возвращен сотруднику или учтен при возврате его задолженности, а страховые взносы — будут возмещены работодателю при подаче уточненной отчетности.

В некоторых случаях работодателю может потребоваться произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении — когда сотрудник получал отпуск авансом. При этом удержание излишне выплаченных отпускных имеет достаточно сложное законодательное регулирование и предполагает несколько возможных механизмов решения проблемы, каждый из которых имеет как определенные преимущества, так и недостатки. Следует помнить и о том, что удержание за отпуск при увольнении предусматривает и определенные ограничения, налагаемые на работодателей законодательством.

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении — что это, правовые нормы

• Ст.122 регулирует порядок предоставления ежегодных отпусков и момент возникновения у работников права на их получение, в том числе и льготные ситуации, предусматривающие особый подход к отдельным категориям трудящихся.
• Ст.137 регламентирует удержания из зарплаты, в том числе прямо указывает на возможность проведения удержания излишне выплаченных отпускных при увольнении.
• Ст.138 устанавливает ограничение на размер удержаний из заработной платы сотрудников, которое применяется и в случае с наличием у них неотработанного отпуска с выплаченными авансом отпускными.

Каждому работнику сейчас положено минимум 28 дней отдыха в год (ст.115 ТК РФ). Отдельным категориям трудящихся причитаются дополнительные отпускные дни (например, за ненормируемый режим труда, работу в тяжелых, сложных опасных условиях и т.д.). Их разрешается использовать по усмотрению персонала в любое удобное время.

Принципы исчисления отпускных

Очевидно, что эту часть отпуска сотрудник получил авансом, поскольку право на очередные 2 недели отдыха возникнет у него лишь с 31.12.2019. На текущий момент работнику причиталось всего 18,64 дня (8 месяцев* 2,33 дня).

Пример 1

Эти же правила применяются, если необходимо определить размер компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении либо произвести перерасчет отпускных. Здесь тоже используется приведенная выше формула.

• ДТ 20, 23, 25, 26, 44 и др. («Траты на производство»), КТ 70 — избыточная выплата;
• ДТ 96 (20, 26, 44 и т. д.), КТ 69 — страховые отчисления;
• ДТ 70, КТ 68, субсч. «Расчеты НДФЛ» — исчисление подоходного налога;
• ДТ 50, КТ 70 — возврат денег работником в кассу.

Бухгалтерия и стандартные контировки для отображения удержаний по избыточным выплатам отпускных

Поскольку уволенный брал отпуск 12 дней за полный рабочий год, а не доработал 5 месяцев, то наниматель вправе вернуть избыточную выплату денег за 5 дней (12 / 12 = 1 день; 1 * 5 = 5 дней). В последний день работы П. В. Смирнову выдали причитающиеся выплаты, из которых была удержана сумма за неотработанные 5 дней по отпускным. Бухгалтерией использовались основные контировки:

Пример 2. Удержание избыточной выплаты по отпускным при увольнении работника, стандартные контировки

• прекращение деятельности организации (ИП);
• штатное сокращение организации (ИП);
• отказ работника от перевода на иную работу по мед. показаниям;
• отсутствие у нанимателя надлежащей работы;
• замена собственника имущества;
• призыв на действительную военную службу работающего;
• восстановление ранее работающего гражданина на работе по решению суда либо трудовой инспекции;
• нетрудоспособность работающего по медицинским показаниям;
• смерть работника либо нанимателя;
• чрезвычайные ситуации.

• Ст.122 регулирует порядок предоставления ежегодных отпусков и момент возникновения у работников права на их получение, в том числе и льготные ситуации, предусматривающие особый подход к отдельным категориям трудящихся.
• Ст.137 регламентирует удержания из зарплаты, в том числе прямо указывает на возможность проведения удержания излишне выплаченных отпускных при увольнении.
• Ст.138 устанавливает ограничение на размер удержаний из заработной платы сотрудников, которое применяется и в случае с наличием у них неотработанного отпуска с выплаченными авансом отпускными.

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении — что это, правовые нормы

Российское законодательство достаточно строго регламентирует обязанности работодателя по реализации права трудящихся на отпуск. При этом отпуск во многих случаях может предоставляться тогда, когда фактически по времени ведения рабочей деятельности сотрудник ещё не получил право на отдых в течение того количества дней, на которые он уходит в отпуск. И если до этого момента у сотрудника будут прекращены трудовые взаимоотношения с работодателем, последнему будет необходимо произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении.

Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении

Удержание должно производиться на основании решения работодателя и включать в себя расчеты по фактическому размеру задолженности сотрудника. При этом следует понимать, что чрезмерно выплаченные отпускные следует рассчитывать по фактической сумме предоставленных работнику средств, а не исходя из его среднего заработка на день увольнения.

Заполняя форму 2-НДФЛ за текущий год, отразите сумму отпускных за минусом излишне выплаченных отпускных за неотработанные дни отпуска. Сделайте это в том месяце, когда отпускные были выплачены. При увольнении датой получения дохода считается последний день работы (п. 2 ст. 223 НК РФ). Поэтому последнюю зарплату сотрудника в форме 2-НДФЛ отразите в месяце увольнения (в фактически начисленной сумме, без уменьшения на сумму удержанных отпускных).

Дело в том, что статья 137 Трудового кодекса РФ предусматривает, что при увольнении сотрудника излишне выплаченные отпускные за неотработанный отпуск можно удержать из его зарплаты. То есть данная норма предполагает возможность удержаний только из последней зарплаты сотрудника и непосредственно при его увольнении. При этом взыскать излишне выплаченные отпускные с бывшего сотрудника (уже после его увольнения) через суд трудовое законодательство не позволяет. Именно так традиционно рассуждают судьи. В частности, об этом свидетельствуют определения Верховного суда РФ от 25 октября 2013 г. № 69-КГ13-6 и от 29 августа 2014 г. № 70-КГ14-4.

Когда нельзя производить удержания

Сотрудник был принят на работу 18 июня 2015 года. Рабочий год для предоставления отпуска – с 18 июня 2015 года по 17 июня 2016 года. Отпуск продолжительностью 28 календарных дней за этот рабочий год сотрудник использовал в декабре 2015 года.

Согласно трудовому законодательству Российской Федерации каждый человек по приходу на новое рабочее место вправе взять отпуск через 6 месяцев после трудоустройства. Бывает, что отпуск предоставляется раньше чем через полгода, например, на основании 122 статьи Трудового кодекса Российской Федерации или же по соглашению сторон трудового договора.

Пример расчета

Обязательно работодатель должен учитывать удержание не заработанных отпускных в базе налоговой службы и базе бухгалтера. Связано это с тем, что начальник считается налоговым агентом своему работнику, поэтому именно он оплачивает НДФЛ и страховку. Так как отпускные деньги – это доход работника.

Если работодатель простил сотруднику долг

Пунктом 2 ст. 226 НК РФ установлено, что исчисление сумм и уплата налога производятся в отношении всех доходов налогоплательщика, источником которых является налоговый агент, с зачетом ранее удержанных сумм налога. Из этого правила есть исключения, но ситуация с авансовым отпуском к их числу не относится.

1. Разделить количество отпускных дней на 12 месяцев и умножить на количество проработанных месяцев на предприятии.
2. От количества дней отпуска на время действия трудового договора отнять получившееся число в первом случае.

Когда работодатель не вправе произвести удержание

Помимо этого, в таком документе также желательно показать сумму, которая «прощается» работнику, а также число дней отпуска, за какие она начислена. В конце соглашения обязательно проставляются реквизиты каждой стороны, подписи и печати (при наличии).

Основной

Применение в формулах предыдущих отчетных периодов удержаний приводит к отрицательному значению доначислений. Поэтому так важно сформировать корректировки по форме С3В-6-1 и форме С3В-6-2 за отпускной период. Такие формы следует предоставить в ПФР вместе с персонификационными отчетами.